Frank, Rechnungen und warum ich mich jetzt auf das Jahresende freue

August 30, 2021

Frank ist schuld. So sieht es aus.

Ich bin nun seit fünf Jahren selbständig. Und manchmal schleicht sich was in deinen Job oder dein Leben ein und du weißt eigentlich schon lange, dass der nächste Schritt fällig ist. Du zögerst noch, hast es dir alles so schön eingerichtet dich daran gewöhnt und plötzlich siehst du, jetzt musst du etwas verändern. Ach gut, dass ich gerade das mit dem dran gewöhnen schreibe, den dahinter verbirgt sich ja eine Angewohnheit und ob das eine gute oder schlechte ist, sei ja erstmal so dahingestellt. Genau dieses Wort schrieb ich nämlich an jenen eingangs erwähnten Frank der Schuld an allem hat: „Ähm. Hüstel. Ich bin’s die Gabriele. Nicht das es mir zur liebgewordenen Angewohnheit wurde, aber leider hat sich in meiner Rechnung (wieder) ein Fehler eingeschlichen.“

<dramatische Musik start> ... leider hat sich in meiner Rechnung (wieder) ein Fehler eingeschlichen </dramatische Musik fadet aus>

Zweimal Rechnungen mit groben Schnitzern an einen Kunden geschickt. Und dann noch einen Ansprechpartner, den ich bisher nur am Rande kennengelernt hatte. Was denkt der den jetzt von mir?

Weiter schrieb ich, eher als Entschuldigung und eigentlich ohne es richtig ernst zu meinen: „Mein innerer Widerstand gegen ein Buchhaltungsprogramm sinkt. Sorry. Bitte die erste Rechnung durch diese hier ersetzen.“

Bisher war ich mit meiner Kombination aus Excel (Zeiterfassung, Belege) und Word (Rechnungen) zuzüglich einiger verzweifelter Nächte, wenn die Abgabe meiner Steuererklärung bereits (mal wieder) angemahnt wurde, ganz gut gefahren. Alles immer auf Kante, aber unspektakulär und irgendwie meinem mir selbst gesetzten Anspruch an eine gewisse kreative künstlerische Freiheit in der Auslegung, Aufbewahrung, Ablage und Benennung der Belege und Dokumente durchaus gerecht werdend.

Wenn aber etwas schwarz auf weiß da steht, dann verankert es sich in deinen Gedanken und irgendwann ist klar: Der Moment der Wahrheit ist da und du musst dich damit auseinandersetzen. Ob du das willst oder nicht, ist dann egal.

Ein System musste her. Eines das endlich Schluß macht mit dem kreativen Chaos.

Mein erster Schritt: Über LinkedIn startete ich eine Abfrage nach einem leichten System mit Spaßfaktor, die Hürde an Anforderungen einigermaßen niedrig gehalten.

Screenshot von LinkedIn, Post zum Thema Zeiterfassung und Rechnungsstellung

Ich habe dann jede Menge Vorschläge erhalten und habe (fast) ein ganzes Wochenende damit verbracht mir die Systeme anzuschauen und habe mich auch bereits für eines entschieden. Meine Einblicke und warum ich mich letztendlich für das eine entschieden habe, möchte ich hier mit euch teilen.

Ich habe mir die folgenden (mal mehr oder weniger intensiv) angeschaut: Fastbill / Papierkram / sevDesk / Moco / Tyme / Timetrack / Timetac außerdem noch ZEP. Das waren die Systeme die mir genannt wurden. Und dann kam noch eines dazu, dass keine*r in den Kommentaren genannt hatte: Goodlance, aber dazu später mehr.

Gleich eines vorneweg: Manche der Systeme sind leider sehr schnell ausgeschieden, das bedeutet aber nicht, dass sie grundsätzlich nicht in Ordnung sind. Sie haben sich für mich teilweise nicht leicht angefühlt und manchmal war es schon die Anmeldemaske die so nervtötend oder so gruselig war, dass ich keinen Bock mehr auf das System hatte. Andere wiederum haben sofort den Eindruck erweckt, dass sie zu größerem berufen sind. Also mindestens ein paar Mitarbeiter solltest du dafür schon haben, bitte beachte unser umfangreiches … (bitte hier Stimme von Klaus Kinski einfügen „… du faule Sau du!!!!“).

Ausgeschieden sind relativ schnell:

sevDesk enthält keine Zeiterfassung und ist eher ein Buchhaltungssystem. Ich denke die Funktionen sind alle prima, vor allem wenn ein Shopsystem angebunden ist. Die Rechnungserstellung an sich funktioniert gut und die Layouts sind solide. Die Zeiterfassung ist für mich aber eine Grundanforderung gewesen und deswegen taugt es für mich nicht. Sollte ich sie nicht gesehen haben ändert es aber nichts daran, dann habe ich sie nämlich nicht gefunden was dann auch ein Ausschlußkriterium ist.

Es folgen die 3Ts:

Tyme kann keine Rechnungen, dafür braucht es das System Grand Total und das kostet extra. Insofern war das ganze zwar schick aufgebaut, aber ein Extra-System für Rechnungen möchte ich nicht haben.

Timetrack: Hat alle Funktionen, ist mir aber zu groß im Thema „Berichtswesen“. Solide, sicherlich einfach zu bedienen, aber mir alles in allem zu umfangreich in der Mitarbeiter-Orga. Das gleiche trifft auf Timetac zu, dass mich einfach auch zusätzlich von der Oberfläche nicht angesprochen hat. Beide zu wuchtig für mich als Soloselbständige mit keinen Ambitionen auf Mitarbeiter und Agentur (noch nicht und wenn, dann nicht so, dass ich Mitarbeiter verwalten muss).

Wo ist die Grenze von einem gut zu bedienendem System für Soloselbständige zu einer umfangreichen Agentur-Software?

Diese 4 sind also recht schnell rausgefallen aus meiner Liste. Bleiben: Fastbill, Papierkram, Moco und Goodlance.

Fastbill:

Auch wenn das vielleicht naiv erscheinen mag, der Test „eigenes Logo“ auf Rechnung einfügen, habe ich bei allen Systemen zuerst ausprobiert. Mir hat das einen guten Einblick in die Usability gegeben. Meine Notizen bei Fastbill dazu, festgehalten in einer extra für den Test angelegten Tabelle mit der Überschrift „Eigenes Briefpapier“: „Das ist ja nach einigen Tests DAS Kriterium. Hier kommt für mich gleich eine der Schwächen zum Tragen:Ich kann kein eigenes Rechnungsdokumenterstellen mit meinem Logo, hier muss Fastbill für 58 Euro unterstützend tätig werden, OBWOHL auf der Website von einem Layout Editor die Rede ist. ICH HABE DIESEN EDITOR NICHT GEFUNDEN!!!“. Und weiter: „Ich bin nach kurzer Zeit schon einigermaßen genervt und fühle mich nicht gut durch den Prozess begleitet. Es ist mir nicht gelungen innerhalb kurzer Zeit eine Rechnung zu erstellen, wie es bei den anderen Systemen der Fall war. „Fast“ ist hier leider für mich gar nichts.

Papierkram:

Hat mich zu Beginn ganz gut angesprochen, allerdings bin ich hier mit dem Prozess Kunden/Projekte/ Rechnung nicht sofort klar gekommen. Das Layout kann auch nur bedingt angepasst werden oder ich blick es nicht. Die meisten Systeme haben übrigens eine Testlaufzeit von 30 Tagen, Papierkram hat nur 14 Tage was für meine Teststrecke nicht ausreichend war. Jedenfalls war ich dann doch nach kurzer Zeit auch hier genervt und habe mich dem nächsten System zugewandt und eigentlich somit auch dem letzten aus meinen LinkedIn-Empfehlungen: Moco.

Moco und Goodlance

Jetzt hatte ich allerdings schon ein bißchen Zeit investiert und dann bin ich ein bißchen nörgelig und grumpy geworden, dass so schnell so viele Systeme ausgeschieden sind und dass ich jetzt nur noch eines zum Testen habe und hab mich auf die Suche gemacht. So bin ich dann auf Goodlance gestoßen. Goodlance hat mich sofort optisch angesprochen und das es ganz speziell auf die Bedürfnisse von Freelancern aufgebaut ist, merkt man sofort. Ok, es steht auch das Wort Freelancer mindestens 100x auf der Website. Aber gut.

Ich habe mir dann vorgenommen Moco und Goodlance den August durchzutesten, habe mein Daten hinterlegt und angefangen meine Zeiten über beide Systeme zu erfassen, habe das Rechnungsdokument erstellt und mich ein bißchen in den Systemen treiben lassen, was mich anspricht, was mich interessiert, wofür ich es nutzen kann.

Moco

Goodlance

Um es kurz zu machen: Ich habe mich jetzt für Goodlance entschieden. Hier jetzt bitte Konfetti-Regen einfügen. Es macht einfach richtig Spaß darin zu arbeiten. Sogar Belege erfassen macht Spaß. Ich habe tatsächlich eine Zeit lang beide Systeme gefüttert, aber die Vorteile von Goodlance haben dann einfach irgendwann überwogen. Moco hat mir wirklich auch sehr gut gefallen und vielleicht ist es bei dem einen oder anderen Punkt sogar zuverlässiger bzw. schon weiter gereift, so zum Beispiel die Dokumente die ausgegeben werden (XML Dateien, Stundenzettel).

Aber als Gegengewicht dazu, bietet Goodlance eine Menge praktischer Gimmicks für Freelancer wie mich, die auf Projekt und Stundenbasis arbeiten, wie z.B. das Kanban-Board auf dem ich mir Aufgaben anlegen kann und dann direkt die Zeit darauf buche. Das ist GOLD wert! Ich starte eine Aufgabe, lasse den Timer mitlaufen und am Ende buche ich die Zeit direkt auf das Projekt. Für meine Kunden (unter anderem Frank) wird das vielleicht unangenehm, da ich gemerkt habe das meine ich-schätze-im-nachhinein-das-waren-vielleicht-höchstens-15-minuten-aufwand eine völlige Fehleinschätzung sind. Jetzt wird in Echtzeit gebucht.

Neben der Funktion Timer mitlaufen lassen, gibt es natürlich auch noch die Option manuell zu buchen. Ich kann außerdem Tags für Aufträge anlegen, ich nutze dies zum einen für wiederkehrende Aufgaben, Kundennamen (wenn ich z.B. für eine Agentur auf einem bestimmten Kunde arbeite) oder Tätigkeiten (Projektmanagement, Jour Fixe).

Ich liebe diese kleinen Details wie z.B. das ich Farben für meine Kunden vergeben kann. Ebenso wie für die Tags, in beiden Fällen habe ich die Möglichkeiten aus dem kompletten RGB Farbspektrum zu wählen, und falls ich es zu bunt getrieben habe, kann ich die Farben auch wieder korrigieren.

Und diese Funktion mit der ich mehrere Belege hochlade in die Ablage und dann nacheinander als Ausgaben buchen kann. DAS IST SOOOOOCOOOOLLLLLLLLL!!!!!!

Nach einiger Zeit, in der ich ja in beiden Systemen gearbeitet habe (Moco und Goodlance) habe ich gemerkt das es irgendwie „ernüchternd“ war, wenn ich von Goodlance zu Moco rübergewechselt habe. Daran mag auch die Farbwahl der Oberfläche und die liebevolle Gestaltung von Goodlance beigetragen haben, sorry Moco, am Ende habe ich mich eben doch für Goodlance entschieden. Ich fühle mich dort einfach wohler.

Goodlance fühlt sich an wie ein guter Platz

Wären es zwei Räume, wäre Moco der aufgeräumte cleanere Raum, viel weiß und eher spartanisch – aber irgendwann fühlst du dich nach einer Zeit nicht mehr ganz so wohl darin, und Goodlance wäre der ebenso stylische kleine Bruder, im Hintergrund läuft French House (hier Musik deiner Wahl einfügen) und es stehen Blumen (hier Wohlfühlgegenstand deiner Wahl einfügen) auf dem Tisch.

Klitzeklitzekleines Manko bei Goodlance: Ich kann den Stundenzettel nicht ganz so elegant an die Rechnung anhängen wie bei Moco und außerdem ist das Design der Stundenzettel nicht sooo schick wie bei Moco, da es nicht auf deinem Briefpapier angezeigt wird. ABER: Ich werde da noch eine zeitlang den Yannick damit nerven und vielleicht erbarmt er sich dann irgendwann und richtet diese wirklich praktische Funktion von Moco auch für uns Goodlancer*innen ein. Der Kontakt zum Team ist nämlich außerdem auch (noch) sehr persönlich und Wünsche und Anforderungen werden zumindest mal angehört.

Meine Lieben, ich habe meinen Buddy für den ganzen Rechnungs-, Zeiterfassung- und Buchhaltungskram gefunden: Goodlance heißt der/die Gute und ich freue mich jetzt darauf, in Kürze meine ersten Rechnungen damit zu erstellen und bei Frank ein bißchen mit meinem neuen sehr schicken Rechnungsdesign zu protzen. Fehler in meinen Rechnungen sind jetzt von gestern.

Jetzt habe ich mich für ein weiteres Tool das mich begleitet entschieden und ich habe heute wieder ein bißchen an meiner Webflow Website gebastelt und auch hier habe ich nochmal gemerkt, wie wichtig es ist Spaß daranzu haben und auch nach einer kurzen Auszeit wieder schnell reinzukommen in das Tool und ja: Ich denke auch Goodlance ist dir richtige Entscheidung, so wie meine Entscheidung Webflow für meine Website zu nutzen.

Wenn ihr Fragen dazu habt, meldet euch gerne bei mir, ihr kennt meine Kanäle auf denen ich erreichbar bin.

Herzlichst,

eure Gabriele

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